Faisant suite à un précédent accord national interprofessionnel (ANI) de 2005, les partenaires sociaux ont conclu le 26 novembre un nouvel accord dont la CFDT, la CFTC et FO ont déjà annoncé leur signature.
L’accord conclu vise à « expliciter l’environnement juridique applicable au télétravail et proposer aux acteurs sociaux dans l’entreprise, et dans les branches professionnelles, un outil d’aide au dialogue social, et un appui à la négociation, leur permettant de favoriser une mise en œuvre réussie du télétravail ».
Nous vous en présentons les principales dispositions.
Intégration du télétravail dans le fonctionnement de l’entreprise
L’ANI souligne que la faisabilité de la mise en place du télétravail s’appréhende, le cas échéant, en fonction de la taille de l’entreprise et de ses activités. Selon lui, une analyse des organisations du travail au sein de l’entreprise visant à articuler de manière optimale le télétravail et le travail sur site est utile, dans le cadre du dialogue social et professionnel mis en place par les entreprises.
La gestion des parcs de matériels informatiques et l’utilisation globale des outils numériques sont des points de vigilance à intégrer dans la réflexion des entreprises sur le développement du télétravail.
Mise en place du télétravail
La question de l’organisation concrète du travail, et notamment l’identification des activités de l’entreprise pouvant faire l’objet de télétravail, conditionne la réussite de ces missions essentielles et relève donc nécessairement de la responsabilité de l’employeur et de son pouvoir de direction. L’accord rappelle que le télétravail revêt un caractère volontaire pour le salarié et l’employeur concernés, sauf dans le cas du recours au télétravail pour circonstances exceptionnelles ou cas de force majeure. Le télétravail peut être institué dès l’embauche du salarié ou en cours d’exécution du contrat de travail.
Forme de l’accord avec le salarié
Si, en l’absence de dispositions particulières prévues par un accord collectif d’entreprise ou une charte, l’employeur et le salarié formalisent leur accord par tout moyen, les organisations signataires de l’ANI soulignent l’utilité de recourir à un écrit, quel qu’il soit, afin, notamment, d’établir la preuve de cet accord.
Selon l’accord, tout salarié qui accède, d’un commun accord avec l’employeur, au télétravail régulier est informé par écrit des conditions de mobilisation et de mise en œuvre de cette forme de travail, en fonction du lieu d’exercice du télétravail. Ces informations peuvent notamment porter sur :
- le cadre collectif existant (accord, charte), le cas échéant ;
- la pratique du télétravail telles que le rattachement hiérarchique, les modalités d’évaluation
- de la charge de travail, les modalités de compte-rendu et de liaison avec l’entreprise,
- les modalités d’articulation entre télétravail et présentiel pour tenir compte notamment du maintien de la qualité du travail avec les autres salariés ;
- les équipements, à leurs règles d’utilisation, à leurs coûts et aux assurances, etc.
- les règles de prise en charges des frais professionnels, telles que définies dans l’entreprise.
Faire du télétravail un sujet de dialogue avec les salariés et/ou leurs représentants
Les signataires de l’accord insistent sur l’importance de faire de la mise en place du télétravail un thème de dialogue social et de négociation au niveau de l’entreprise, par exemple pour discuter du périmètre, des conditions de mise en œuvre, des modalités de prise en charge des frais professionnels, etc.
Par ailleurs, afin de leur permettre de maintenir le lien avec les salariés en télétravail, il est utile de préciser par accord collectif, ou à défaut par une charte, les modalités adaptées d’utilisation des outils numériques à destination des acteurs du dialogue social dans l’entreprise.
Equipements et usage des outils numériques
Les signataires soulignent l’intérêt des bonnes pratiques suivantes, s’agissant de l’usage des outils numériques et de la protection des données :
- possibilité d’établir un socle de consignes minimales à respecter en télétravail, et communiquer ce document à l’ensemble des salariés ;
- mise à disposition éventuelle des salariés une liste d’outils de communication et de travail collaboratif appropriés au travail à distance, qui garantissent la confidentialité des échanges et des données partagées ;
- possibilité de mise en place de protocoles garantissant la confidentialité et l’authentification du serveur destinataire.
La prise en charge des frais professionnels
L’ANI rappelle le principe selon lequel les frais engagés par un salarié dans le cadre de l’exécution de son contrat de travail doivent être supportés par l’employeur s’applique à l’ensemble des situations de travail. A ce titre, il appartient ainsi à l’entreprise, selon l’ANI, de prendre en charge les dépenses qui sont engagées par le salarié pour les besoins de son activité professionnelle et dans l’intérêt de l’entreprise, après validation de l’employeur. Le choix des modalités de prise en charge éventuelle des frais professionnels peut être, le cas échéant, un sujet de dialogue social au sein de l’entreprise.
L’allocation forfaitaire versée, le cas échéant, par l’employeur pour rembourser ce dernier est réputée utilisée conformément à son objet et exonérée de cotisations et contributions sociales dans la limite des seuils prévus par la loi, soulignent les signataires.
Préservation de la cohésion sociale interne
Selon l’accord, il convient d’être attentif à ce que le développement du télétravail ne soit pas source de difficultés entre les salariés qui peuvent en bénéficier et les autres ou encore source d’une distanciation sociale accrue voire d’une perte de lien social entre des salariés et leur communauté de travail.
L’accord invite à veiller au maintien du lien social (par exemple par la mobilisation de dispositifs ad hoc) et la prévention de l’isolement. Il peut notamment être utile de mettre à disposition des salariés en télétravail les coordonnées des services en charge des ressources humaines dans l’entreprise, des services de santé au travail, etc.
La pratique du télétravail ne peut influencer négativement sur la carrière des femmes et des hommes. L’éloignement physique du salarié en télétravail des centres de décision ou du manager ne doit pas conduire à une exclusion des politiques de promotion interne et de revalorisation salariale.
L’accompagnement des collaborateurs et des managers
Les salariés en télétravail de manière régulière reçoivent une formation appropriée, ciblée sur les équipements techniques à leur disposition et sur les caractéristiques de cette forme d’organisation du travail. Les responsables hiérarchiques et les collègues directs des salariés en télétravail doivent également pouvoir bénéficier d’une formation à cette forme de travail et à sa gestion.
L’ANI suggère des formations sur les thématiques suivantes : l’adaptation des modalités de réalisation de l’activité, l’autonomie du salarié en télétravail, le séquençage de la journée de télétravail, le respect du cadre légal relatif à la durée du travail et à la déconnexion, l’utilisation régulée des outils numériques et collaboratifs.
La mise en œuvre du télétravail en cas de circonstances exceptionnelles ou de force majeure
Les signataires de l’accord considèrent qu’il est utile, afin de garantir la continuité de l’activité de l’entreprise, d’anticiper l’organisation du recours au télétravail en cas de circonstances exceptionnelles ou les cas de force majeure. A cet égard, les partenaires sociaux soulignent l’importance de prévoir dans l’accord ou, à défaut, la charte relatifs au télétravail, lorsqu’ils existent, les conditions et modalités de mobilisation du télétravail en cas de circonstances exceptionnelles ou de force majeure.
En l’absence d’accord collectif, il est rappelé que le CSE, s’il existe, doit être consulté sur les mesures d’organisation relatives à la continuité d’activité, conformément aux dispositions du code du travail relatives à la représentation du personnel. Dans les entreprises dépourvues de délégués syndicaux et de CSE, les signataires encouragent les employeurs à organiser des concertations avec les salariés avant de mettre en place le plan de continuité par décision unilatérale.
Dans de telles circonstances exceptionnelles ou cas de force majeure, le recours au télétravail peut concerner des salariés qui ne connaissent pas ces modalités d’organisation de travail en période normale. Une vigilance particulière doit être apportée lorsque le télétravail est porté à 100% du temps de travail sur une très longue période. En conséquence, les modalités habituelles de consultation du CSE, lorsqu’il existe, sont adaptées aux circonstances exceptionnelles ou au cas de force majeure : le CSE est consulté dans les plus brefs délais sur cette décision.
Il est rappelé que, compte tenu des circonstances de sa mise place, le principe de double volontariat ne s’applique pas au recours au télétravail en cas de circonstances exceptionnelles et de cas de force majeure.
Par conséquent, dans ce cas, l’employeur procède à une information des salariés par tout moyen, si possible par écrit, en respectant, autant que faire se peut, un délai de prévenance suffisant. Cette information peut par exemple comporter les éléments suivants : période prévue ou prévisible de télétravail, informations relatives à l’organisation des conditions de travail individuelles, informations relatives à l’organisation des relations collectives de travail, (les contacts utiles dans l’entreprise, l’organisation du temps de travail, l’organisation des échanges entre les salariés d’une part, et entre les salariés et leur représentants, s’ils existent, d’autre part, les modalités de prise en charge des frais professionnels en vigueur dans l’entreprise, les règles d’utilisation des outils numériques, etc).
